Che cos’è un CRM ?

Hai già sentito parlare di CRM ma non sai esattamente cosa sia? Sei un/una fotografo/a freelance e hai sentito parlare di « Fotostudio » senza capire veramente di cosa si tratta? Facciamo un po’ di chiarezza !

Innanzitutto, vediamo cos’è uno strumento gestionale CRM. In seguito, vedremo in particolare Fotostudio, un CRM dedicato interamente ai fotografi. CRM è l’acronimo di « Customer Relationship Management », ovvero «Gestione delle relazioni con i clienti». Quando parliamo di CRM, parliamo di un gestionale che possa aiutare a organizzare e ottimizzare la comunicazione tra azienda e cliente. Se prima della carriera fotografica hai avuto un altro lavoro, forse ne hai usato uno senza saperlo! La maggior parte delle grandi aziende utilizza questo tipo di gestionale per seguire le performance aziendali. É uno strumento che permette, ad esempio, di
- dare seguito alle richieste di potenziali clienti (« prospects »)

- organizzare gli appuntamenti
- generare solleciti fino alla conclusione del contratto
- seguire l'evoluzione del fatturato, il raggiungimento degli obiettivi e tante altre statistiche.

Questo sistema di gestione può essere presentato come software o come soluzione cloud con interfaccia online. Gli strumenti più diffusi sul mercato sono essenzialmente noti per questa parte di « prevendita ». Ma per fortuna il ruolo di un CRM non si ferma alla firma del contratto ! Questo prezioso strumento ti consente in modo efficace di ottimizzare il tempo e aiutarti a vendere, ma è anche un ottimo alleato per prenderti cura dei tuoi clienti, ben oltre le semplici vendite. Vediamo l’esempio di Fotostudio.

Fotostudio: un CRM specializzato per i fotografi

Nel tuo lavoro di fotografo/a, quale percentuale del tuo tempo dedichi attualmente ai servizi fotografici? 10, 15, 20% ?
Come fotografo/a freelance, sei soprattutto un imprenditore. E di conseguenza, passi molto tempo a:

- Comunicare sui social
- Aggiornare il tuo sito
- Rispondere alle richieste di informazioni sui servizi fotografici
- Mandare contratti
- Creare fatture
- Verificare la firma dei contratti, i pagamenti delle fatture e gli eventuali solleciti
- Consigliare i clienti per preparare al meglio la sessione fotografica
- Ricordare gli appuntamenti
- Elaborare le foto
- Prepara le gallerie e i supporti (album, cornici...)

Puoi vedere Fotostudio come il tuo assistente virtuale. Ti solleva da gran parte di questi compiti! Ma quindi, in che modo Fotostudio ti aiuta a ottimizzare la tua amministrazione? Prima di entrare nei dettagli, sappi che questo strumento è completamente e facilmente personalizzabile.
Ogni fotografo definisce quali funzioni utilizzare e quale livello di automazione impostare. Piuttosto che scrivere un elenco infinito di funzionalità, prendiamo tre esempi di fotografi.

Maria, inizia la sua attività di fotografa professionista

Innanzitutto, iscrivendosi a Fotostudio, ha potuto beneficiare di documenti già inclusi per le condizioni generali di vendita e per i contratti. Attualmente usa lo strumento per:

- Centralizzare le richieste di servizi fotografici: tutti i messaggi ricevuti tramite il form di contatto sul suo sito vengono automaticamente inviati a Fotostudio
- Condividere i prezzi e le informazioni sui suoi differenti servizi utilizzando il modulo catalogo
- Pianificare le sessioni fotografiche e far firmare i contratti online
- Creare le sue fatture con un semplice clic

Maria riesce così a risparmiare tempo prezioso nella sua amministrazione quotidiana e centralizza tutto in un unico strumento. Non ha dovuto cercare un modello per i contratti, creare le sue brochure in software complessi e non ha dovuto cercare uno strumento di fatturazione.

Tommaso, fotografo di matrimonio

Oltre a centralizzare i contratti, le fatture e le richieste dei clienti, utilizza Fotostudio per coccolare i suoi sposi. Prima di ogni matrimonio:

- programma email personalizzate con consigli per i suoi sposi
- invia loro un questionario da compilare, per capire meglio le loro aspettative

Utilizza anche email programmate dopo il matrimonio per:

- inviare agli sposi un'offerta promozionale per ordinare un album
- inviare gli auguri agli sposi per l’anniversario di matrimonio

Questa pianificazione fa sì che Tommaso sia sicuro che nessuna mail sarà dimenticata e il potrà dedicare il tempo risparmiato ad altre attività.
E-mail automatica non significa però impersonale: ogni messaggio è personalizzato! Gli sposi si sentono coccolati. E naturalmente Tommaso continua a incontrare le coppie per firmare il contratto e a chiamarle regolarmente.

Giulia, responsabile di uno studio fotografico

Giulia ha un fiorente studio fotografico e un team di diversi collaboratori.
Per lei è quindi importante organizzarsi e automatizzare quante più cose possibili! Ecco come usa il gestionale:

Prenotazione online

Innanzitutto, i clienti possono prenotare da soli la loro sessione fotografica: il modulo di prenotazione di Fotostudio è integrato nel suo sito web. Grazie alla gestione automatica di fatturazione automatica e email, il team non ha nulla da gestire fino all'arrivo del cliente per la sessione!
Per evitare appuntamenti non rispettati, i clienti dovranno versare un acconto con carta di credito (integrazione con Mollie, Stripe, Paypal) ad ogni prenotazione. Riceveranno anche un'email e un promemoria via SMS qualche giorno prima della loro sessione

Gestione delle attività

Le attività come i servizi fotografici, il ritocco e persino l'ordine degli album vengono distribuiti tra i collaboratori. Ognuno può così verificare i compiti che gli sono stati assegnati e notificarne l’avanzamento. Grazie alla centralizzazione dei dati, Giulia può seguire l'evoluzione della sua attività, ad esempio:

- Il fatturato previsto per i prossimi mesi
- Il paniere medio per cliente
- I tipi di sessione che funzionano meglio
- I canali di acquisizione clienti: passaparola, social network, ecc.

Buoni regalo e collette

Giulia ha inoltre aumentato il fatturato grazie a:

- Il modulo dei buoni regalo che permette di vendere un buono per una sessione fotografica in pochi click
- Le collette partecipative per servizi fotografici di nascita.

I futuri genitori che hanno prenotato una sessione con lei possono aggiungere il link della colletta alla loro lista di nascita. Parenti e amici possono contribuire quindi al pagamento della sessione fotografica in pochi click, con una carta di credito. Grazie alla colletta, le famiglie possono spesso permettersi un pacchetto più elevato di quello che avevano scelto inizialmente.

Per concludere

Oggi puoi gestire la tua attività manualmente o con diversi strumenti. Ai tuoi occhi, il tuo volume di sessioni fotografiche potrebbe non giustificare il passaggio a un CRM.
In realtà, optando per un CRM, otterrai un enorme comfort lavorativo. Risparmierai diverse ore di lavoro amministrativo ogni settimana. E sarai libero di usare queste ore a tuo piacimento: con la famiglia, facendo sport o sviluppando ancora di più la tua attività!
L'investimento nella piattaforma gestionale è rapidamente redditizio grazie a:

- Più tempo a tua disposizione per poter fare più sessioni fotografiche. Scattare foto, non è la tua passione?
- Al modulo buono regalo che ti permette di vendere un buono regalo in un lampo!

Oggi le persone hanno spesso fretta. A volte hanno bisogno del buono la sera stessa, magari per un regalo all’ultimo minuto. Un negozio online con un voucher inviato via email istantaneamente può fare la differenza!

- Alla colletta online. Grazie alle collette puoi sicuramente vendere pacchetti più elevati.
- La tua immagine professionale: i clienti sono impressionati dalla gestione online delle firme dei contratti e dei pagamenti. Inoltre, coccolando i tuoi clienti con suggerimenti e promemoria via email, torneranno sicuramente e ti consiglieranno!

Tutto questo ti fa venire voglia di provare la piattaforma? Registrati qui e beneficia automaticamente di una prova gratuita di 2 mesi (non è richiesta alcuna carta di credito aggiuntiva). Per scoprire fotostudio in video e fare le tue domande, registrati qui al webinar.