Qu'est-ce qu'un CRM ?

Vous avez entendu parler de « CRM » mais ce terme reste obscur pour vous ? Vous êtes artisan photographe, vous entendez souvent parler de « Fotostudio » sans vraiment comprendre ce que c'est ? Démystifions tout cela !

• 1️⃣ Premièrement, nous allons définir le concept d'outil de CRM.
• 2️⃣ Ensuite, nous verrons plus particulièrement Fotostudio, un CRM dédié aux photographes.

CRM est l’acronyme de « Customer Relationship Management ». Comprenez en français « logiciel de gestion de la relation client ». Lorsque l'on parle de CRM, on se réfère donc à un outil, un logiciel en ligne, aidant à organiser et optimiser toutes lés étapes de la relation avec le client, en facilitant, notament, les communications entre le photographe et le client.

Si vous avez eu une autre carrière avant de devenir photographe, vous en avez peut être déjà utilisé un sans le savoir ! La plupart des grandes entreprises l'utilisent afin de suivre leurs performances commerciales. Les CRM populaires sont Zoho, Hubspot, Salesforce par exemple. Fotostudio est un CRM crée pour les spécificités du métier de photographe et se ditingue des CRM cités précédemment.

L'outil permet, par exemple, de :

• 🔸 Suivre les demandes de potentiels clients (« prospects ») ;
• 🔸 Organiser les rendez-vous, les shootings ;
• 🔸 Générer des relances jusqu'à la conclusion du contrat ;
• 🔸 Encaisser des paiements en ligne, dès la réservation d’une séance (acompte ou paiment complet) ;
• 🔸 Suivre l'évolution du chiffre d'affaires, l'atteinte d'objectifs et bien d'autres statistiques.

Ce système de gestion peut être présenté sous forme de logiciel installé ou bien d'une solution dans le cloud avec un interface en ligne. Les outils les plus répandus sur le marchés sont essentiellement connus pour cette partie « avant-vente ». Mais le rôle d'un CRM ne s'arrête pas à la signature du contrat, heureusement ! Cet outil précieux vous permet effectivement d'optimiser votre temps et de vous aider à vendre. Mais c'est également un allié de taille pour chouchouter vos clients, bien au-delà de la simple vente.

Prenons l'exemple de Fotostudio.

Fotostudio : un CRM spécialisé pour les photographes

Légende : gestion d’un shooting dans Fotostudio par le photographe

Photographe, quel pourcentage de votre temps passez-vous en prise de vue actuellement ? 10, 15, 20% ?

En tant que photographe indépendant, vous êtes avant-tout un entrepreneur.

Par conséquent, vous passez également beaucoup de temps à :

• 🔸 Communiquer sur les réseaux sociaux ;
• 🔸 Mettre à jour votre site web ;
• 🔸 Répondre aux demandes d'informations sur les séances photo ;
• 🔸 Envoyer des contrats ;
• 🔸 Créer des factures ;
• 🔸 Suivre la réception des contrats signés, les paiements et relancer si besoin ;
• 🔸 Envoyer des conseils à vos clients pour préparer leur séance photo ;
• 🔸 Leur rappeler votre rdv ;
• 🔸 Traiter vos photos ;
• 🔸 Préparer vos galeries et supports d'images (albums, tableaux...).

Voyez Fotostudio comme votre assistant virtuel. Il vous soulage d'une grande partie de ces tâches rébarbatives !

Alors, comment Fotostudio vous aide-t'il à optimiser votre administratif ?

Avant d'entrer dans les détails, sachez que cet outil est totalement et facilement modulable. Chaque photographe définit quelles fonctions utiliser et quel niveau d'automatisation il souhaite.

Plutôt que de vous écrire une liste sans fin de fonctionnalités, prenons 3 exemples de photographes.

Marie, débute son activité de photographe professionnelle

Tout d'abord, en s'inscrivant chez Fotostudio, elle a pu bénéficier des modèles de Conditions Générales de Ventes et de contrat pour séance photo inclus.

Elle utilise actuellement l'outil afin de :

• 🔸 Centraliser ses demandes de séance : toutes les messages reçus grâce au formulaire de contact de son site sont envoyés dans Fotostudio automatiquement ;
• 🔸 Partager ses tarifs et informations sur les prestations grâce au module catalogue ;
• 🔸 Planifier les séances et faire signer ses contrats en ligne ;
• 🔸 Créer ses factures en un simple clic.

Marie gagne un temps précieux sur son administratif au quotidien, et centralise tout en un seul outil. Elle n'a pas eu besoin de chercher un modèle de contrat, de créer de brochure dans un logiciel compliqué ou encore de chercher un outil de facturation.

Thomas, photographe de mariage

En plus de centraliser ses contrats, factures et demandes clients, il se sert de Fotostudio pour chouchouter ses mariés.

Avant chaque mariage :

• 🔸 Il programme des e-mails personnalisés contenant des conseils pour ses mariés ;
• 🔸 Il envoie un questionnaire à remplir aux mariés, afin de mieux connaître leurs attentes.

Il utilise également les e-mails programmés après le mariage, afin de :

• 🔸 Envoyer aux mariés une offre promotionnelle pour la commande d'album ;
• 🔸 Féliciter et envoyer aux mariés une attention lors de leur anniversaire de mariage.

En programmant les e-mails, Thomas a l'esprit tranquille.

• 🔸 Par conséquent, il n'oublie pas l’envoi des e-mails et gagne du temps qu’il peut consacrer à d'autres choses.
• 🔸 E-mail automatique ne veut pas dire impersonnel : chaque message est personnalisé !

Les mariés se sentent chouchoutés. Thomas continue bien entendu à rencontrer les couples pour signer le contrat, ou encore à les appeler régulièrement.

Julie, gérante d'un studio photo

Julie a un studio photo florissant, et une équipe de plusieurs collaborateurs. C'est donc important pour elle de s'organiser et d'automatiser un maximum de choses !

Voici comment elle utilise ce logiciel de gestion pour photographe.

Réservation en ligne

Tout d'abord, les clients réservent eux-même leur séance : le module de réservation Fotostudio est intégré à son site internet. Grâce à la facturation et aux e-mails automatiques, l'équipe n'a rien à gérer jusqu'à ce que le client arrive pour sa séance ! Afin de prévenir les rendez-vous non honorés, les clients règlent un acompte par carte bancaire (intégration avec Mollie, Stripe, Paypal) à chaque réservation. Il reçoivent également un e-mail et un SMS de rappel quelques temps avant leur séance.

Gestion des tâches et statistiques de ventes

Les tâches, telles que prise de vue, retouche ou encore commande d'album, sont réparties parmi les collaborateurs. Chacun peut ainsi vérifier les tâches qui lui sont assignées et renseigner leur avancement.

Grâce à la centralisation des données, Julie peut suivre l'évolution de son activité, par exemple :

• 🔸 Le chiffre d'affaire prévisionnel des prochains mois ;
• 🔸 Le panier moyen par client ;
• 🔸 Les types de séance qui fonctionnent le mieux ;
• 🔸 Les canaux d'acquisition client : bouche-à-oreille, réseaux sociaux, etc.

Bon Cadeaux et cagnotte

Légende : boutique en ligne pour l’achat d’un bon cadeau pour une séance photo (vue client). Crédits photo : lucilleimages.com

Julie a également augmenté son chiffre d'affaire grâce :

• 🔸 Au module bon cadeau qui permet de vendre un bon pour une séance en quelques clics ;
• 🔸 Aux cagnottes participatives pour les séances photo de naissance.

Les futurs parents ayant réservé une séance auprès d'elle ajoutent le lien de la cagnotte sur leur liste de naissance. Leur proches contribuent ensuite à la séance en quelques clics, par carte de crédit. Grâce à la cagnotte, les familles peuvent souvent s'offrir une séance plus élevée que leur choix de départ.

Conclusion

Aujourd'hui, vous gérez peut-être votre activité manuellement, ou avec plusieurs outils. Cela vous convient. À vos yeux, votre volume de séances ne justifie peut-être pas le passage à un CRM.

En réalité, en optant pour un CRM, vous gagnerez un énorme confort de travail. Vous économiserez plusieurs heures de travail administratif chaque semaine. Libre à vous d'utiliser ces heures comme il vous plaît : profiter de votre famille, faire du sport ou bien développer votre activité !

L'investissement dans la plateforme de gestion est vite rentabilisé grâce :

• 🔸 Au temps libéré pour réaliser des séances supplémentaires. Prendre des photos, n'est-ce pas ce que vous préférez faire ?
• 🔸 Au module bon cadeau qui permet de vendre un bon cadeau en un temps éclair !
• 🔸 Aujourd'hui, les gens sont souvent pressés. Ils ont parfois besoin du bon le soir même, pour le pot de départ de leur collègue.
• 🔸 Une boutique en ligne avec un bon envoyé par e-mail instantanément, cela peut faire la différence !
• 🔸 La cagnotte en ligne. Vous réalisez des séances photo de naissance ? Vous augmenterez assurément votre panier moyen sur ces séances grâce à la cagnotte.
• 🔸 Votre image professionnelle : les clients sont impressionnés par la signature de contrat et le paiement en ligne.

De plus, en chouchoutant vos clients, avec des e-mails de conseils et de rappels, ils reviendront chez vous et vous recommanderont auprès de leurs amis !

Essayez la plateforme, inscrivez-vous ici et bénéficiez automatiquement de 2 mois d'essai gratuit (aucun ajout de carte de crédit ne vous sera demandé).

Liens utiles pour découvrir Fotostudio

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