Photo © Joanie Dachy

À un peu moins de trois mois de Noël, de sa magie, de ses soirées au coin du feu à regarder des films traditionnels les pieds glissés dans des chaussons tous doux en dégustant des biscuits en pain d’épice, les mini-sessions s’organisent.

Les agendas des photographes se remplissent rapidement, étant très sollicités par des familles qui ont le souhait de créer des souvenirs uniques et thématiques.

Souvenirs qui resteront longuement dans leur histoire, que cela soit avec des images fièrement accrochées au mur ou des photos qu’ils imprimeront pour écrire leurs voeux à leurs proches.

Soucieux d’apporter cette magie à leurs clients, les photographes redoublent de créativité pour enchanter les nombreuses familles qui font appel à eux pour créer des images déclinées autour du thème de Noël.

Pour les fêtes de fin d’année, ils proposent des séances directement inspirées par leur ambiance féérique : décors chaleureux, guirlandes lumineuses, sapin, paquets cadeaux, flocons de neige, traîneau du Père-Noël accompagné de ses fidèles petits lutins, tasses de chocolat chaud fumantes pour les grands enfants, hautes chaussettes rouges, douce odeur de cannelle et de sapin…

Tout est conçu dans le moindre détail, pour créer des souvenirs en famille en vivant un moment enchanté, hors du temps et privilégié.

Un instant fort aussi, pour les enfants dont les yeux pétillent devant les décors.

Mais qu’est-ce que c’est, une mini-session ?

Une mini-session, c’est une journée de shooting thématique, organisée par un photographe, généralement en studio.

Elle peut aussi se dérouler en extérieur pour profiter d’un élément naturel précis comme les cerisiers japonais en fleur au printemps ou les couleurs automnales.

La journée dédiée est découpée en séances de courte durée, d’environ 30 minutes, qui sont ces mini-sessions.

Elles sont plus succinctes que ce que les photographes proposent habituellement dans leurs formules afin d’offrir à plusieurs enfants et familles la possibilité de profiter de shootings aux ambiances spécifiques.

La durée plus brève permet aussi aux clients de profiter de tarifs plus abordables que les formules classiques pour travailler avec le photographe qui les fait rêver.

En général, les personnes sont invitées à choisir entre 5 et 10 photos de la séance à l’aide d’une galerie, et les participants sont très souvent limités à la même famille afin de faciliter son organisation.

Plutôt concentrées sur les enfants, les mini-sessions sont souvent ouvertes aux bambins dès qu’ils ont la capacité de rester en position assise, et ce, pour garantir une séance efficace, facteur de réussite de la création de souvenirs uniques.

Pour proposer ces moments privilégiés à ses clients, il faut être organisé et imaginer les décors bien longtemps avant Noël, afin que les participants puissent recevoir leurs photos dans les temps.

Fotostudio peut vous aider à mettre vos mini-sessions en place grâce aux réservations en ligne mises à votre disposition, vous trouverez de plus amples informations à ce sujet à la fin de cet article.

En amont

Une mini-session réussie demande un travail de préparation minutieux et d’inspiration. Il faut réfléchir au(x) décor(s) qui seront mis en place et décider combien vous en proposerez à vos clients.

Florine Jonnekin nous confie que la réussite de ses mini-sessions est un travail mélangeant inspiration et préparation :

« Tout au long de l’année, je consacre une partie de mon temps libre à faire des recherches sur Pinterest pour trouver des inspirations et des ambiances. Je prépare toutes mes mini-sessions en avance pour l’année entière en planifiant toutes mes dates en weekend. J’adapte les thèmes à la période de l’année et j’essaye de proposer chaque fois des séances avec des thèmes différents pour apporter une expérience unique à mes clients. »

La phase de création de décors demande un travail de recherches. Joanie Dachy quant à elle, utilise ses propres fonds qu’elle vend dans sa boutique online Colors&Drops qui est la première boutique en France en vente de décors photo.

« Le fond, c’est le fil rouge de ma séance. Ensuite, en fonction du thème, je l’accessoirise pour créer une ambiance globale. Je déniche des trésors en achetant de la décoration, en fouinant dans des brocantes, en poussant la porte de dépôts-ventes. »

Pour créer une demande auprès de vos clients, vous pouvez bien entendu proposer différents décors, comme le font Florine et Joanie.

Cette année, Florine proposera à ses clients trois thèmes : la Cabane secrète de Santa, le pick-up de Noël (séance ouverte aux grands enfants et aux couples) et un décor secret. Un weekend = un décor.

Joanie proposera aussi trois décors durant quatre jours de shootings et ses clients auront la possibilité d’accéder à deux ou trois ambiances en fonction de la formule choisie, les uns étant plutôt adapté aux enfants et l’autre aux familles.

Une fois que tout est prêt, que vos décors sont finalisés et vos créneaux encodés sur Fotostudio, il faut informer les clients de vos mini-sessions. Parmi tous les canaux de communication qui s’offrent à vous, pas toujours facile de savoir par où commencer.

Photo © Joanie Dachy

« J’ai un groupe Facebook pour mes clients fidèles et récurrents qui ont la possibilité de réserver leurs créneaux en avant-première et ensuite, j’envoie un mailing à tous mes clients avec le lien de réservation Fotostudio. Cette année, j’ai réservé pas moins de 52 séances en 1H30. » (Joanie Dachy)

Passée cette étape, il est évidemment essentiel de guider les clients sur le choix des tenues afin qu’elles restent cohérentes avec le style de la mini-session pour en garantir sa réussite:

« Pour préparer mes mini-sessions, soit je contacte mes clients par mail, soit je les appelle pour leur expliquer quelles seront les couleurs du décor et quelles couleurs ils doivent privilégier. C’est aussi l’occasion de faire le point sur les informations pratiques et de les rassurer avant la séance. » (Florine Jonnekin)

Mais aussi de renseigner les clients sur les conditions d’admission à une mini-session :

« Je suis très transparente concernant les mini-sessions. J’informe les clients que la condition pour y prendre part est que au moins un des enfants de la famille soit capable de se tenir assis car il sera le centre de la séance. Evidemment, les familles sont admises même si il y a un nouveau-né dans cette fratrie. Cela me permet de varier le posing et d’offrir différentes images à mes clients. (Joanie Dachy)

Le jour J

Tout est prêt, vous n’attendez plus que vos clients qui sont impatients de réaliser leur séance. Mais comment gérer l’aspect accueil tout en restant concentré sur vos clients?

« Je demande à mes clients d’arriver déjà en tenue afin de se concentrer sur la séance. Il y a un battement de quinze minutes entre chaque shootings et je suis épaulée pour gérer l’accueil (café et petits gâteaux) grâce à une amie ou ma mère. Ainsi, je suis 100% concentrée sur ma séance et pas sur les petits à-côtés qui sont parfois générateurs de stress. Pour que tout se déroule au mieux, j’informe mes clients à travers leur contrat qu’il est essentiel qu’ils soient présents 5 à 10 minutes avant la séance pour être sûr de ne pas en manquer une partie. » (Florine Jonnekin)

Après la séance

En fonction des formules que vous proposez pour vos mini-sessions, vos clients ont droit à un nombre prédéfini d’images. Comment gérer cette sélection de manière efficace? Galerie en ligne et sélection au choix du client ou aide par une collègue, chacun a sa petite technique:

« Pour les mini-sessions de cette année, une collègue viendra m’assister: mes photos seront envoyées en WIFI directement de mon appareil à mon ordinateur et elle se chargera de faire un premier tri. Ensuite, elle passera une demi-heure avec la famille qui vient de finir sa séance pour choisir le nombre d’images prévu dans leur formule. » (Florine Jonnekin)

Avec ces conseils aussi précis que précieux, vous avez toutes les cartes en main pour préparer vos mini-sessions.

Rappelez-vous qu’il est essentiel d’être inventif pour proposer une réelle expérience à vos clients et pour faire rêver les enfants qui passeront la porte du studio.

N’hésitez pas à faire des investissements en matériel (décoration, coussins moelleux, chaussettes de Noël, guirlandes lumineuses, sapin ou branche de sapin, traîneaux, props, mais aussi des fonds).

On rappelle que Joanie Dachy a son propre site de vente de fonds et vinyles de sols dédiés aux séances photo Colors&Drops.

De nombreux photographes français et belges y trouvent leur bonheur parmi plus de mille références. Pourquoi pas vous?

Rendez à vos clients l’aspect de la réservation simple et clair. N’hésitez pas à leur envoyer un message de rappel la veille de la séance, grâce à un mail automatique que vous pourrez paramétrer dans Fotostudio, en indiquant tous vos conseils avant la séance (choix des tenues par exemple). Indiquez bien les informations utiles dans votre message: adresse des lieux, nécessité d’arriver en avance, votre numéro de téléphone.

Une fois qu’ils sont présents, proposez l’expérience de la mini-session à vos clients comme un moment privilégié avec vous.

Gardez toujours en tête que si les parents investissent dans ce genre de séances, c’est pour faire rêver leurs enfants et de créer des beaux souvenirs de famille. Apportez une valeur ajoutée, de la bienveillance et soyez doux avec les petites têtes blondes qui viendront réaliser la session.

Facilitez le choix de la sélection et respectez vos délais de livraison. Les photos, liées à un moment fort du calendrier, sont attendues pour une période précise.

Photo © Joanie Dachy

Il ne vous reste plus qu’à appliquer ces conseils pour une prochaine mini-session. Pourquoi pas une spéciale pour le retour du printemps après celles de Noël?

Gérez vos réservations en ligne via Fotostudio

Fotostudio vous propose un outil de réservation en ligne qui est idéal pour gérer vos mini-sessions. Grâce à ce module, vos clients vont pouvoir choisir le créneau qui les intéresse, compléter leurs coordonnées, choisir une de vos formules tarifaires, signer le contrat puis payer directement en ligne. Joanie et Florine passaient plusieurs journées à gérer leurs réservations, tout se fait maintenant automatiquement en 1h grâce à Fotostudio ! Un gain de temps considérable.

1) Créez un type de shooting spécifique

Depuis la section réglages > types de shooting, créez un nouveau type de shooting pour vos mini-sessions. Par exemple "Mini-sessions de Noël".

Dans les options, pensez à bien associer un contrat par défaut, c'est celui-ci que vos clients devront signer en ligne.

Vous pouvez également choisir un plan de paiement si vous souhaitez que vos clients paient en ligne. Vous pouvez ainsi par exemple demander un acompte de X% ou bien un paiement de la totalité de la séance à la réservation.

2) Créez vos tarifs

Depuis la section réglages > tarifs, créez un ou plusieurs tarifs pour vos mini-sessions et pensez bien à associer ce tarif à votre nouveau type de shooting. Vos clients pourront choisir un de ces tarifs lors de leur réservation.

3) Définissez vos horaires

Depuis la section réglages > réservations en ligne, vous avez la possibilité de définir les horaires de vos mini-sessions. Vous devez créer un créneau pour chaque réservation possible. Par exemple le 2 novembre de 9h00 à 9h40, de 10h00 à 10h40, etc.

Votre client pourra directement choisir un de ces créneaux lors de la réservation.

4) Invitez vos clients à réserver

Depuis la section réglages > réservations en ligne, vous pouvez obtenir votre lien de réservation. Ce lien est à partager avec vos clients (via Facebook, email, SMS ou tout autre moyen de communication).

En cliquant sur ce lien, votre client va arriver sur votre page de réservation. Il pourra alors choisir un créneau, puis compléter ses coordonnées, signer le contrat et payer en ligne.

5) Profitez

Laissez la plateforme travailler pour vous et recevez des notifications pour vous avertir à chaque réservation, lorsque que vous êtes devant la télévision, sous la douche ou dans votre lit ! :)