La vie n’est pas toujours un long fleuve tranquille et les problèmes n’arrivent pas qu’aux autres. Vous êtes photographe de mariage et faites un accident de voiture en vous rendant à l’événement. Un enfant turbulent non surveillé casse du matériel dans votre studio. Un client a perdu ses photos et vous réclame de lui réenvoyer 2 ans plus tard. Votre maison brûle et vous perdez toutes vos photos avant de les avoir envoyées à votre client.

Des scénarios catastrophiques qui vous paraissent improbables. Et pourtant, les chances sont grandes pour qu’au moins un d’entre eux ait lieu durant votre longue carrière de photographe professionnel.

Il y a aussi tous les autres cas, moins graves, mais tout de même problématiques. Votre client annule 1 h avant la séance ou ne vous prévient pas du tout de son absence.

Une cliente n’est pas satisfaite de la qualité de votre travail et exige un remboursement. Votre cliente vous attaque, car vous avez publié une photo d’elle sur Facebook sans son accord.

Que faites-vous dans tous ces cas de figure si vous n’avez pas de conditions générales de vente ou de contrat avec votre client ?

Vous vous tracassez. Vous dormez mal la nuit. Vous espérez trouver une solution à l’amiable. Vous payez des frais d’avocats et parfois des dédommagements à votre client.

Un contrat est là pour vous aider en cas de problème, vous et votre client. On n’imagine pas ces problèmes lors des premiers rendez-vous, lorsque tout est rose et que chacun est souriant. Mais ils peuvent bien entendu arriver.

Mais en plus de cela, un contrat et/ou des CGV vous permettent de définir le périmètre de votre prestation avec le client, comme nous l’explique très bien Jehanne Moll, photographe liégeoise :

Mes conditions générales de vente ne doivent pas être lues à la loupe. Au contraire, elles sont très lisibles. Je prends le temps de les lire et de les expliquer à chaque client. C'est important pour moi qu'il comprenne à quoi chacun s'engage. Cela permet de plus d'établir une relation de confiance dans laquelle tout est clair et bien défini.

Un contrat et/ou conditions générales de vente (CGV) ?

Avez-vous besoin d'un contrat ou de CGV ? Ou les deux ?

Les CGV sont les règles communes qui sont appliquées par défaut à tous vos clients. Vous allez par exemple y décrire les conditions de paiement ou encore la manière dont vous livrez les photos finales.

Le contrat est spécifique à une prestation et donc à un client en particulier. Le contrat reprendra les coordonnées complètes de votre client, le tarif fixé et la date de la séance. C’est également dans le contrat que vous noterez toute spécificité de cette séance par rapport aux conditions générales de vente. Le client a par exemple négocié une clause particulière ? Cela doit apparaître dans le contrat.

Si vos prestations sont standard, vous pouvez n’utiliser que des conditions générales de vente. Vous pouvez aussi n’utiliser qu’un contrat qui reprend les clauses de vos CGV si vous le souhaitez. Enfin, vous pouvez également avoir des CGV et un contrat si vous souhaitez que le contrat reste plus « léger ».

Vous avez donc assez de liberté à ce sujet, mais j’attire votre attention sur quelque chose d’important. En général, les conditions générales de vente sont attachées à vos factures et devis, mais il est rarement demandé au client de les signer. Dans ce cas, en cas de problème, un client pourrait vous dire qu’il n’a pas vu vos CGV et donc qu’il n’était pas au courant.

Sur Fotostudio, une case à cocher « J’accepte les conditions générales de vente » doit être cochée lors de l’acceptation d’un devis. Mais, encore mieux, lorsque vous envoyez un contrat à votre client, il peut directement le signer en ligne.

C’est la raison pour laquelle je vous conseille de travailler plutôt avec un contrat qu’avec des CGV, vous avez la garantie qu’il est signé et ne prenez aucun risque à ce sujet. Mais vous pouvez aussi ajouter un paragraphe à la fin de votre contrat stipulant qu’en le signant, le client a pris connaissance des conditions générales de vente.

Adaptations et validation par un avocat

Chaque photographe a une situation unique et ses propres besoins. Ces différences doivent être reflétées dans les contrats et CGV de chacun.

Il n’existe donc pas de modèle parfait qui conviendra à tous les photographes, mais celui proposé par Fotostudio vous servira de bonne base à laquelle vous pourrez ajouter vos spécificités avant de le faire valider par un avocat. C’est en effet primordial de vous assurer que votre contrat sera bien utilisable en cas de problème et qu’une clause ne le rend pas caduc. Ce contrat de base sera déjà bien complet et vous évitera de dépenser trop en frais d’avocat.

Les clauses indispensables d'un contrat de photographe

Rentrons maintenant dans le vif du sujet, quelles sont les clauses indispensables à insérer dans vos CGV et contrats 

1- objet

On décrit ici l'objet du contrat qui est la commande d'une séance photo. C'est également l'occasion de présenter le photographe et ses services.

2- commande

Vous pouvez détailler dans cette clause ce qui constitue une commande de séance valide. La réservation doit-elle être faite via votre site ? Par email ? Un contrat doit-il être signé ou un acompte payé pour valider la commande ?

3- tarifs et modalités de paiement

Comment un client peut-il payer pour votre prestation ? Doit-il régler un acompte ? De quelle manière ? Le solde de la prestation doit être réglé le jour de la séance ? En espèces ? Par chèque ?

Vous pouvez également profiter de cette clause pour expliquer que vos tarifs peuvent évoluer dans le temps et qu'une future commande n'aura pas spécialement le même prix.

4- modification de la prestation

C'est ici que vous décrivez les conditions de modification et d'annulation des séances. Votre client peut-il annuler ? Si oui, combien de temps avant la séance ? L'acompte sera-t-il conservé ?

5- réalisation de la prestation

Vous pouvez dans cette section regrouper toutes les informations pratiques sur le déroulement de la séance.

6- obligations du client

Que se passe-t-il si votre client arrive en retard à la séance ? Doit-il demander des permissions spéciales, par exemple au curé pour une cérémonie à l'église ? Et si un enfant casse du matériel, qui est responsable ?

7- post-traitement

Précisez ici que vous seul êtes responsable des retouches que vous allez effectuer sur les photos de la séance. Cela fait partie intégrante de votre travail d'artiste. C'est peut-être également l'occasion de préciser que les photos non retouchées ne seront pas livrées au client.

Si le client a la possibilité de choisir les photos que vous allez re-travailler, expliquez-lui la procédure à suivre pour ce choix.

8- livraison

Expliquez dans cette clause dans quel délai votre client peut s'attendre à recevoir les photos. Sous quel format va-t-il les recevoir ? Et de quelle manière ? (galerie en ligne, clé USB, ...).

9- durée de conservation

Que se passe-t-il une fois que les photos ont été livrées au client ? Devez-vous être capable de lui fournir une copie s'il les perd ? Si oui, dans une période de combien de temps après la séance ?

10- responsabilités

Les clauses limitatives ou exonératoires de responsabilité visent à réduire ou supprimer votre reponsabilité de prestataire en cas de non respect de vos obligations.

Quelles sont vos responsabilités si vous ne pouvez pas vous rendre à la séance photo en cas de force majeure ou maladie ? Et si la séance ne peut pas avoir lieu à cause d'un climat défavorable ? Si votre matériel a un problème technique en pleine séance ?

11- propriété intellectuelle

Rappelez à votre client que même si vous lui fournissez une copie des photographies, elles restent votre propriété intellectuelle. Qu’il lui est interdit de les utiliser à des fins commerciales sans un accord préalable avec vous.

12— droit à l’image

Chaque personne a un droit à l’image et votre client peut refuser que vous utilisiez les photos de sa séance pour votre autopromotion. Décrivez ici clairement pour quelles raisons vous pourriez utiliser les photos et qu’il a le droit de donner son accord ou désaccord.

13— données à caractère personnel

Avec les nouvelles lois européennes sur la protection des données (RGPD), précisez à votre client que les données recueillies lors de la prise de commande ne seront utilisées que pour gérer votre clientèle et le bon déroulement de sa séance.

14— loi applicable

Cette clause a pour objectif de préciser à quel droit national sera soumise la relation avec votre client et devant quelle juridiction devront être introduits les éventuels litiges.

L’objectif est donc de préciser que c’est le droit du pays du photographe (français, belge…) qui régit la relation contractuelle et que les litiges doivent être soumis à la juridiction de la ville du photographe.

15- Modèle de contrat et de CGV pour photographes

Fotostudio a créé pour vous des modèles de contrats et de CGV à utiliser. Vous les trouverez dans votre compte, onglet « Réglages » > « Modèles contrats & CGV », ils sont disponibles dès votre inscription, même en période d’essai.

Un avantage majeur que vous apporte Fotostudio est la signature de ces contrats directement en ligne par vos clients. Ces contrats sont aussi « dynamiques » et directement adaptés aux coordonnées de vos clients et de leur séance.

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