1. La gestion des contrats : méthode manuelle

Photographe : un métier cool et à la mode

Le métier de photographe est le métier le plus populaire lorsqu’il faut choisir une profession. Surtout chez les hommes de 24 à 35 ans.

Imaginez le cliché du photographe cool bien ancré dans la tête des gens :

• 🔸 Vivre de sa passion, c’est génial (est-ce vraiment une passion ou un passe-temps ?) ;
• 🔸 C’est facile, on passe son temps à rencontrer de belles personnes qu’on photographie dans des lieux d’exceptions (villas, château, au bord de la piscine) ;
• 🔸 On travaille quand on veut, on est en vacance toute l’année (de préférence à Maurice, Dubaï ou Monaco) ;
• 🔸 Il n’y a pas d’accès à la profession (par exemple, il a été supprimé en Belgique avant l'an 2000), n’importe qui peut se déclarer photographe, même sans avoir suivi des cours dans une école de photographie ;
• 🔸 On trouve facilement des clients sur les réseaux sociaux ;
• 🔸 Tout s’apprend avec des tutos sur YouTube, « yaka » ;
• 🔸 On boit des margaritas à la terrasse d’hôtels de luxe en gagnant des millions tranquilou ;
• 🔸 Avec la retouche et Photoshop, on fait ce qu’on veut ;
• 🔸 On est pote avec des célébrités, vous êtes quelqu’un de populaire et de très aimé.

Soyons clairs, l’activité de photographe professionnel demande de la rigueur et de l’organisation. C’est exactement l’inverse de ce que pense le grand public.

Danger de burnout très sérieux pour les photographes

En réalité, la photographie est un métier complexe, rassemblant des compétences hybrides (transmétiers), touchant à la technique et à l’esthétique (le sens du beau, ou du moche).

La photographie a été un des premiers métiers à avoir fait face à la numérisation (après le son et la musique) à la fin du vingtième siècle, ce qui a eu pour effet de voir le prix des ventes de photo chuter (les prix par images sur internet sont très bas) avec la création de banques d’images répondant aux besoins les plus courants.

De plus, le marketing de la technologie (oui les appareils photo sont considérés comme de la Tech, tout comme les smartphones ou les frigos intelligents) nous vend un monde dans lequel créer des images est facile, donc à la portée de tous, très peu cher.

Depuis vingt ans les gens se passent de photographe pour réaliser des visuels. Notre concurrent principal c’est le smartphone. Cependant, les temps changent et le vent tourne : pour certaines utilisations, dans certains secteurs, les gens reviennent en masse vers les photographes, car nous réalisons des images uniques.

Rémunération par image en baisse, changement de modèles économiques, facilité de copie (c’est du numérique), des besoins énormes d’images pour illustrer la vie professionnelle (nous vivons dans un monde envahi d’images), et la coolitude du métier dans l’esprit des gens — ce qui entraine une augmentation de la concurrence — dans un marché saturé.

Les photographes ont souvent le mauvais réflexe de baisser le prix de leurs prestations.

C’est la recette du burnout : travailler beaucoup pour faire des ventes à prix cassés.

La première solution qui vient à l’esprit nous est dictée par un biais cognitif bien connu : l’illusion d’un monde juste. Pour compenser des pertes de revenus, je n’ai qu’à travailler plus. Erreur. La situation peu vite s’empirer et devenir dramatique.

Bon nombre de photographes sont passés par là et ont dû abandonner leurs projets.

La solution est de se poser et de réfléchir :

• 🔸 Faire de la veille (mettre sur pied un système efficace de veille automatisée), être à l’affut des besoins des clients & identifier les bonnes niches en fonction de vos capacités et envies ;
• 🔸 Se former dans son métier de photographe pour s’améliorer ;
• 🔸 Se former au marketing ;
• 🔸 Choisir des outils qui vous aident à automatiser les tâches répétitives et à faire décoller votre activité.

Le contrat, un élément clé en photographie

Dans un monde ayant une image cool et facile de la photographie, l’administration et la gestion des contrats (ce qui comprend la signature dudit contrat avec le client) deviennent un point essentiel pour faire bouillir la marmite.

Un contrat décrit une relation de travail et protège les deux parties : le photographe et son client.

Traditionnellement, vous pouvez créer des contrats avec :

• 🔸 Certains originaux peuvent encore utiliser la machine à écrire, les ciseaux, la colle et la photocopieuse. C’est peut-être adapté à leur pratique et à leurs investissements ;
• 🔸 Un traitement de texte, comme Word, Pages, LibreOffice, ou tout autre logiciel capable d’organiser du texte.

Vous pouvez envoyer ces contrats par :

• 🔸 La poste, même si les courriers ne représentent plus le volume principal des livraisons ;
• 🔸 Huissier assermenté, dans ce cas, on s’en doute, ce n’est plus de l’ordre de la relation apaisée et harmonieuse ;
• 🔸 En vous déplaçant vous-même ou en envoyant quelqu’un.

Il vous reste à faire signer le contrat et à le récupérer. Je ne vais détailler toutes les possibilités, vous l’avez compris, il y a une grande quantité d’occasions de ne pas avoir un contrat signé en main avant de commencer les prises de vue. Et on ne parle pas encore du paiement des acomptes et prestations !

On ne va pas le cacher j’ai une recommandation pour vous : Fotostudio, le CRM qui aide les photographes à gérer leur activité professionnelle. C’est même à cause de toute cette complexité du métier de photographe que j’ai créé Fotostudio pour aider ma femme.

2. La gestion des contrats : la méthode automatisée avec Fotostudio

Vous oubliez souvent de faire signer vos contrats avant les séances ? Vous devez relancer sans cesse les clients compliqués ?

Imprimer, signer puis scanner le contrat est devenu obsolète. C’est énervant, prend du temps, provoque de l’énervement et c'est pas franchement très écologique. Bref, si on devait prendre en compte le temps passé à cette tâche, que les comptables qualifient “d’improductive” en ce qui concerne vos revenus, il est fort à parier que cela reviendrait à plusieurs centaines d’euros.

Et si vous pouviez améliorer ces tâches chronophages et énergivores ?

Fotostudio vous permet de gagner du temps et d’être toujours à jour en ce qui concerne l’administration de votre activité. Vous pouvez désormais faire signer vos contrats en ligne à vos clients en toute sérénité.

Créez des modèles de contrats par type de séances et réutilisez-les très facilement pour toutes vos séances. Vous pouvez même créer des contrats types pour chaque type de séance, en effet un mariage diffère d’une séance de portrait corporate ou d’une séance newborn. Selon votre manière de travailler.

La magie des variables

Vous avez la possibilité d’utiliser des variables dans vos contrats qui seront automatiquement remplacées par les coordonnées de votre client ou les informations de sa séance. Chaque contrat est complètement personnalisé !

Exemple d’utilisation des variables

Une portion du contrat doit être adapté en fonction des éléments variables (d’où le nom « variable », comme en informatique) de la relation entre le photographe et le client.

Voici une portion d’un modèle de contrat que vous pourrez voir dans Fotostudio lorsque vous adaptez les contrats à vos besoins spécifiques (cela se fait une fois par type de contrat).

Entre {photographe_coordonnees}, désigné ci-après « le photographe » et {nom} {prenom}, domicile : {rue} à {code_postal} {ville} — {pays}, téléphone : {tel}, email : {email}, désigné ci-après « le client ».

Fotostudio fait une fusion des données automatiquement pour vous et écrit pour vous le contrat de prestation adapté à votre client. Dans notre exemple cela peut donner :

Entre Magic Light Studio, désigné ci-après « le photographe » et Jeanne Lecuyer, domicile : Rue des Lombards, 37 b à 48 150 Meyrueis — France, téléphone : +33 06 45 25 27 97, email : jeanne.lecuyer@gmaiil.com, désigné ci-après « le client ».

Et voilà la magie qui opère. Est-ce que vous saisissez la puissance de cet outil ? Le plus beau c’est que si vous avez installé un formulaire d’inscription sur votre site, pour une demande de renseignement ou une inscription à une de vos séances : vous avez déjà les informations de votre client, car c’est lui a rempli sa fiche.

Vous envoyez un lien vers le contrat par mail à votre client pour signature. Aucun document n’est envoyé. Le client signe dans votre espace (aux couleurs que vous avez paramétrées) Fotostudio. Vous êtes, automatiquement, averti dès que le contrat est signé par votre client et la version PDF est stockée dans la fiche de votre séance, accessible à chaque instant.

Pour gagner encore plus de temps, envoyez votre contrat en même temps que votre devis. Votre client accepte alors votre devis, signe ensuite votre contrat et paie votre facture d’acompte dans la foulée (l'argent se trouve sur votre compte avant la séance). Le tout en quelques minutes !

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