Contratto e/o condizioni generali di vendita?

Hai bisogno di un contratto o di CGV? O entrambi?
Le CGV sono le regole comuni che vengono applicate di default a tutti i tuoi clienti. Ad esempio, descriverai i termini di pagamento o il modo in cui consegni le foto finali.
Il contratto è un documento specifico per un servizio fotografico e quindi per un determinato cliente. Il contratto conterrà i dettagli di contatto completi del tuo cliente, il prezzo fisso e la data della sessione. È inoltre nel contratto che annoterete ogni specificità di questa sessione in relazione alle condizioni generali di vendita. Ad esempio, il cliente ha negoziato una clausola particolare? Questo deve apparire nel contratto.

Se i tuoi servizi fotografici sono standard, puoi utilizzare solo le condizioni generali di vendita. Oppure, puoi anche utilizzare solo un contratto che includa le clausole delle CGV. Infine, puoi anche avere i due documenti separati se preferisci che il contratto rimanga "più leggero". Come vedi, hai abbastanza libertà su questo argomento, ma attiro la tua attenzione su qualcosa di importante. In generale, alle vostre fatture e preventivi sono allegate le condizioni generali di vendita, ma raramente al cliente viene chiesto di firmarle. In questo caso, in caso di problemi, un cliente potrebbe dirti che non ha visto le CGV e quindi non ne era a conoscenza. Su fotostudio, quando si accetta un preventivo, è necessario spuntare la casella "Accetto le condizioni generali di vendita".

E quando invii un contratto al tuo cliente, può firmarlo direttamente online.
Questo è il motivo per cui ti consiglio di lavorare con un contratto piuttosto che con le CGV: hai la garanzia che il contratto è firmato e non corri alcun rischio su questo argomento. Se vuoi, puoi anche aggiungere un paragrafo alla fine del tuo contratto che stipula che, firmandolo, il cliente abbia preso visione delle condizioni generali di vendita.

Adattamenti e verifica da parte di un avvocato

Ogni fotografo ha una situazione unica ed esigenze specifiche. Queste differenze devono riflettersi nei contratti e nelle CGV di ciascuno.

Non esiste quindi un modello perfetto adatto a tutti i fotografi, ma quello offerto da fotostudio servirà come una buona base a cui aggiungere le vostre specificità prima di farlo convalidare da un avvocato. È infatti essenziale garantire che il contratto sia utilizzabile in caso di problemi e che una clausola non lo renda nullo. Questo contratto di base è già abbastanza completo e ti eviterà di spendere troppo per le spese legali.

Le clausole indispensabili

Entriamo nel vivo del soggetto: quali sono le clausole essenziali da inserire nei tuoi contratti e CGV?

1. Oggetto

Viene qui descritto l'oggetto del contratto che è la prenotazione di un servizio fotografico. È anche l’occasione per presentare il fotografo e i suoi servizi.

2: Prenotazione

Puoi dettagliare in questa clausola cosa costituisce una prenotazione valida. La prenotazione deve essere effettuata tramite il tuo sito? Per e-mail? Per confermare la prenotazione è necessario firmare un contratto o versare un acconto?

3: Prezzi e modalità di pagamento

Come può un cliente pagare per il tuo servizio? Deve pagare un acconto? Come? Il saldo deve essere pagato il giorno del servizio fotografico? In contanti? Con un assegno?

Puoi anche sfruttare questa clausola per spiegare che i tuoi prezzi potrebbero cambiare nel tempo e che un ordine futuro non avrà lo stesso prezzo.

4: Modifica del servizio

Qui è dove descrivi le condizioni per la modifica e l'annullamento delle sessioni fotografiche. Il tuo cliente può annullare? Se sì, quanto tempo prima della sessione? L’acconto verrà trattenuto?

5: Prestazione del servizio

In questa sezione puoi raccogliere tutte le informazioni pratiche sullo svolgimento della sessione fotografica.

6: Obblighi del cliente

Cosa succede se il tuo cliente arriva in ritardo per il servizio fotografico? Ci sono permessi speciali da chiedere,, ad esempio al parroco per una cerimonia in chiesa? E se un bambino rompe l'attrezzatura, chi è il responsabile?

7: Post-produzione

Specifica qui che sei il solo responsabile del ritocco che farai sulle foto della sessione. È parte integrante del tuo lavoro di artista. Questa potrebbe anche essere un'opportunità per specificare che le foto non ritoccate non verranno consegnate al cliente.

Se il cliente ha la possibilità di scegliere le foto che rielaborerai, spiegagli la procedura da seguire per questa scelta.

8: Consegna

Spiega in questa clausola in quanto tempo il tuo cliente può aspettarsi di ricevere le foto. In che formato le riceverà? E come? (galleria online, chiavetta USB, ...).

9: Durata di conservazione

Cosa succede una volta che le foto sono state consegnate al cliente? Devi essere in grado di fornirgliene una copia se le perde? Se sì, quanto tempo dopo la sessione?

10: Responsabilità

Le clausole di limitazione o esonero di responsabilità hanno lo scopo di ridurre o eliminare la tua responsabilità come fornitore di servizi in caso di mancato rispetto dei tuoi obblighi.

Quali sono le tue responsabilità se non puoi partecipare al servizio fotografico per causa di forza maggiore o di malattia? E se la sessione non potesse svolgersi a causa di un clima sfavorevole? Se la tua attrezzatura ha un problema tecnico durante un servizio?

11: Proprietà intellettuale

Ricorda al tuo cliente che anche se fornisci loro una copia delle fotografie, queste rimangono di tua proprietà intellettuale. E che è vietato utilizzarle per scopi commerciali senza un previo accordo con te.

12: Diritto all’immagine

Ogni persona può avvalersi del proprio diritto all'immagine e il tuo cliente può rifiutare che tu possa utilizzare le foto della sua sessione per la tua autopromozione. Descrivi qui chiaramente in che modo potresti usare le foto e che il cliente ha il diritto di dare il suo consenso o disaccordo.

13: Dati personali

Con le nuove leggi europee sulla protezione dei dati (GDPR), specifica al tuo cliente che i dati raccolti in fase di presa dell'ordine verranno utilizzati solo per gestire i tuoi clienti e il regolare svolgimento della loro sessione.

14: Legge applicabile

Lo scopo di questa clausola è di specificare a quale legge nazionale sarà soggetto il rapporto con il tuo cliente e davanti a quale tribunale dovranno essere portate eventuali controversie.

L'obiettivo è di precisare che è la legge del paese del fotografo a disciplinare il rapporto contrattuale e che le controversie devono essere sottoposte alla giurisdizione della città del fotografo.

Esempio di contratto e condizioni generali di vendita per i fotografi

Fotostudio ha creato modelli di contratti e CGV da riutilizzare. Li troverai nel tuo account, scheda "Impostazioni" -> "Modelli di contratto e CGV", sono disponibili non appena ti registri, anche durante un periodo di prova.

Un grande vantaggio che fotostudio ti offre è la sottoscrizione di questi contratti direttamente online dai tuoi clienti. Questi contratti sono "dinamici" e adattati direttamente ai dettagli di contatto dei tuoi clienti e ai loro servizi fotografici.