¿Qué es un CRM (Software de gestión)?

¿Has oído hablar del "CRM" pero este término sigue siendo desconocido para ti?
Si eres un fotógrafo profesional, a menudo has oído hablar de "Fotostudio" sin entender realmente lo que es...
¡Vamos a desmitificarlo!

En primer lugar, definiremos el concepto de herramienta CRM.
A continuación, examinaremos Fotostudio, un CRM dedicado a los fotógrafos.

CRM es el acrónimo de "Customer Relationship Management" (gestión de las relaciones con los clientes).
Es una herramienta que ayuda a organizar y optimizar las comunicaciones entre una empresa y sus clientes.
Cuando hablamos de CRM, nos referimos a una herramienta que ayuda a organizar y optimizar las comunicaciones entre la empresa y el cliente.

Si has tenido otra carrera antes de convertirte en fotógrafo, es posible que ya hayas utilizado uno sin saberlo. La mayoría de las grandes empresas lo utilizan para controlar el rendimiento de su negocio.
La herramienta permite, por ejemplo:
- seguir las solicitudes de los clientes potenciales ("prospectos")
- organizar las citas
- generar recordatorios hasta la conclusión del contrato
- controlar el volumen de negocios, la consecución de objetivos y muchas otras estadísticas

Este sistema de gestión puede presentarse como un software instalado o como una solución basada en la nube con una interfaz en línea.

Las herramientas más comunes del mercado son conocidas principalmente por esta parte de "preventa". Pero el papel de un CRM no termina con la firma del contrato, ¡afortunadamente! Esta valiosa herramienta te permite optimizar tu tiempo y te ayuda a vender. Pero también es un gran aliado para mimar a sus clientes, más allá de la simple venta.

Tomemos como ejemplo Fotostudio.

Fotostudio: un CRM especializado para fotógrafos

Pie de foto: gestión de una sesión en Fotostudio por parte del fotógrafo

Fotógrafo, ¿qué porcentaje de tu tiempo dedicas actualmente a fotografiar?
10, 15, 20% ?

Como fotógrafo autónomo, eres ante todo un empresario.
Por lo tanto, también pasas mucho tiempo a:
- Comunicación en las redes sociales
- Actualizar tu sitio web
- Responder a las consultas sobre las sesiones fotográficas
- Envío de contratos
- Creación de facturas
- Seguimiento de la recepción de los contratos firmados, de los pagos y seguimiento si es necesario
- Enviar consejos a tus clientes para preparar su sesión de fotos
- Recordarles su cita
- Procesar las fotos
- Preparar tus galerías y soportes de imágenes (álbumes, tablas...)

Piensa en Fotostudio como tu asistente virtual.
Te quita mucho trabajo.
¿Cómo te ayuda Fotostudio a sacar el máximo partido con la parte administrativa de tu empresa?

Antes de entrar en detalles, debes saber que esta herramienta es completa y fácilmente personalizable.
Cada fotógrafo define qué funciones utilizar y qué nivel de automatización desea.
En lugar de escribirte una lista interminable de características, vamos a poner tres ejemplos de fotógrafos.

Marie, empieza su actividad como fotógrafa profesional

En primer lugar, al registrarse en Fotostudio, pudo beneficiarse de los modelos de Términos y Condiciones y del Contrato de Sesión Fotográfica incluidos.

Actualmente utiliza la herramienta para :
- Centralizar sus solicitudes de sesiones: todos los mensajes recibidos a través del formulario de contacto de su página web se envían a Fotostudio automáticamente
- Comparta sus tarifas e información sobre los servicios gracias al módulo de catálogo
- Planificar las sesiones y firmar los contratos en línea
- Crear facturas con un solo clic

Marie ahorra un tiempo precioso en sus tareas administrativas diarias, y centraliza todo en una sola herramienta.
No tuvo que buscar una plantilla de contrato, crear un folleto en un software complicado o buscar una herramienta de facturación.

Thomas, fotógrafo de bodas

Además de centralizar sus contratos, facturas y solicitudes de clientes, utiliza Fotostudio para mimar a sus novios.

Antes de cada boda :
- programa correos electrónicos personalizados con consejos para sus novios
- Envía un cuestionario para que los novios lo rellenen, para poder entender mejor sus expectativas

También utiliza los correos electrónicos programados después de la boda para :
- enviar a los novios una oferta promocional para el pedido del álbum
- desear a los novios su aniversario de boda

La programación de los correos electrónicos da tranquilidad a Thomas.
Así, no se olvida de enviarlas y ahorra tiempo para otras cosas.
El correo electrónico automático no significa que sea impersonal: ¡cada mensaje está personalizado!

Los novios se sienten mimados. Thomas sigue reuniéndose con la pareja para firmar el contrato, o llamándolos regularmente.

Julie, gerente de un estudio fotográfico

Julie tiene un próspero estudio fotográfico y un equipo de varios colaboradores.
Por eso es importante que se organice y automatice tantas cosas como sea posible.

Así es como utiliza este software de gestión de fotos.

Reserva en línea

En primer lugar, los clientes reservan su sesión ellos mismos: el módulo de reservas de Fotostudio está integrado en su página web.
Gracias a la facturación automática y a los correos electrónicos, el equipo no tiene nada que gestionar hasta que el cliente llega a su sesión.
Para evitar las citas perdidas, los clientes pagan un depósito con tarjeta de crédito (integración con Mollie, Stripe, Paypal) para cada reserva. También reciben un correo electrónico y un mensaje de texto recordatorio unos días antes de su sesión.

Gestión de tareas y estadísticas de ventas

Tareas como fotografiar, retocar o encargar un álbum se distribuyen entre los empleados.
Esto significa que todos pueden comprobar las tareas que se les han asignado y hacer un seguimiento de su progreso.

Gracias a la centralización de datos, Julie puede seguir la evolución de su actividad, por ejemplo:
- La facturación prevista para los próximos meses
- La cesta media por cliente
- Los tipos de sesiones que mejor funcionan
- Canales de captación de clientes: boca a boca, redes sociales, etc.

Cheques regalo y fondos comunes

Pie de foto: tienda online para la compra de un cheque regalo para una sesión de fotos (vista página del cliente)
Fotos: lucilleimages.com

Julie también ha aumentado su volumen de negocio gracias a :
- El módulo de vales de regalo que permite vender un vale para una sesión fotográfica en unos pocos clics
- Fondo común participativo para sesiones fotográficas de nacimiento
Los futuros padres que han reservado una sesión de fotos con ella añaden el enlace al fondo a su lista de nacimientos. Sus familiares contribuyen entonces a la sesión en unos pocos clics, mediante tarjeta de crédito.
Gracias al fondo común, a menudo las familias pueden permitirse una sesión superior a su elección inicial.

Conclusión

Hoy en día, es posible que gestiones tu negocio de forma manual o con varias herramientas.
Esto te conviene. En tu opinión, tu volumen de sesiones puede no justificar el cambio a un CRM.
En realidad, al optar por un CRM, ganará una enorme comodidad de trabajo.
Ahorrará varias horas de trabajo administrativo cada semana.
Eres libre de utilizar estas horas como quieras: para disfrutar de tu familia, para hacer deporte o para desarrollar tu negocio.

La inversión en la plataforma de gestión se amortiza rápidamente gracias a:
- El tiempo liberado para hacer sesiones adicionales. ¿No es hacer fotos lo que prefieres hacer?
- El módulo de cheques regalo que te permite vender un cheque regalo en un abrir y cerrar de ojos.
Hoy en día, la gente suele tener prisa. A veces necesitan el vale para la fiesta de despedida de su compañero por la noche.
Una tienda online con un cupón enviado por correo electrónico al instante puede marcar la diferencia.
- El fondo común en línea. ¿Haces fotografías de nacimientos? Sin duda, aumentarás tu cesta media en estas sesiones gracias al fondo común.
- Tu imagen profesional: los clientes quedan impresionados por la firma del contrato y el pago en línea.
Además, si mimas a tus clientes con consejos y correos electrónicos recordatorios, seguro que volverán a ti y te recomendarán.

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