Contract- en/of Algemene Voorwaarden?

Heb je een contract of algemene voorwaarden (AV) nodig? Of allebei? De AV zijn de algemene regels die standaard op al je klanten worden toegepast. Zo beschrijf je bijvoorbeeld de betalingsvoorwaarden of de wijze waarop je de eindfoto’s aanlevert.

Het contract daarentegen is specifiek voor een dienst en dus voor een bepaalde klant. Het contract bevat de volledige contactgegevens van de klant, de overeengekomen prijs en de datum van de sessie. Het is ook in het contract dat je de eventuele specificiteit van deze sessie met betrekking tot de algemene verkoopvoorwaarden vermeldt. Heeft de opdrachtgever bijvoorbeeld een bijzonder beding bedongen? Dit moet in het contract worden vermeld.

Als je een standaard dienstverlening hebt, kan je alleen algemene voorwaarden gebruiken. Indien je dat wenst, kan je ook gebruik maken van een contract waarin uitsluitend de clausules van je AV zijn opgenomen.

Ten slotte kun je ook AV en een contract hebben als je het contract "licht" wilt houden. Je hebt wat dat betreft dus voldoende vrijheid, maar ik wil graag je aandacht vestigen op iets belangrijks. Over het algemeen worden de algemene voorwaarden bij je facturen en offertes gevoegd, maar wordt de klant zelden gevraagd deze te ondertekenen.

Als er dan een probleem is, kan een klant je vertellen dat hij/zij je algemene voorwaarden niet heeft gezien en er dus niet van op de hoogte was. Op Fotostudio moet bij het accepteren van een offerte een vinkje aangevinkt worden met "Ik accepteer de algemene voorwaarden". En nog beter: wanneer je een contract naar je klanten stuurt, kunnen zij dit direct online ondertekenen.

Daarom raad ik je aan om met een contract te werken in plaats van met AV’s want je hebt de garantie dat deze getekend is en zo neem je op dit vlak geen enkel risico. Maar je kan ook aan het einde van je contract een paragraaf toevoegen waarin staat dat de klant door ondertekening kennis heeft genomen van de algemene verkoopvoorwaarden.

Aanpassingen en validatie door een advocaat

Elke fotograaf heeft een unieke situatie en behoeften. Deze verschillen moeten worden weerspiegeld in het contract en de algemene voorwaarden van elke fotograaf. Er bestaat geen perfect model dat geschikt is voor alle fotografen, maar het model dat door Fotostudio wordt voorgesteld zal als een goede basis dienen waaraan je je specifieke kenmerken kunt toevoegen, voordat je het door een advocaat laat valideren.

Het is essentieel om ervoor te zorgen dat je contract bruikbaar is in geval van problemen en dat een clausule het niet volledig nietig maakt. Dit basiscontract is al behoorlijk compleet en bespaart je alvast veel uitgaven aan juridische kosten.

Essentiële clausules van het contract van een fotograaf

Laten we tot de kern van de zaak komen: wat zijn de essentiële clausules die je in je algemene voorwaarden en contracten moet opnemen?

1) Doel

Hier beschrijven we het doel van het contract, namelijk het bestellen van een fotoshoot. Dit is tevens de gelegenheid om de fotograaf en zijn diensten voor te stellen.

2) Bestelling

In deze clausule kan je gedetailleerd beschrijven wat een geldige fotografieopdracht is. Moet de boeking via je website worden gedaan? Per e-mail? Moet er een contract worden ondertekend of een voorschot worden betaald om de bestelling te valideren?

3) Kosten en betalingsvoorwaarden

Hoe kan een klant voor uw dienst betalen? Moeten ze een voorschot betalen? Hoe doen ze dit? Moet het saldo van de dienst op de dag van de sessie worden betaald? Contant? Met een cheque?

Je kan deze clausule ook gebruiken om uit te leggen dat je tarieven in de loop van de tijd kunnen veranderen en dat een toekomstige bestelling niet noodzakelijkerwijs dezelfde prijs zal hebben.

4) Wijziging van de Dienst

Hier beschrijf je de voorwaarden voor het wijzigen of annuleren van fotosessies. Kan je klant annuleren? Zo ja, hoe lang vóór de sessie? Wordt het voorschot ingehouden?

5) Uitvoering van de Dienst

In deze rubriek vind je alle praktische informatie over het verloop van de fotosessie.

6) Verplichtingen van klanten

Wat gebeurt er als je klant te laat op de fotosessie arriveert? Moet er speciale toestemming gevraagd worden, bijvoorbeeld aan de priester voor een kerkelijke plechtigheid? En als een kind jouw fotografiemateriaal kapot maakt, wie is er dan verantwoordelijk?

7) Nabewerking

Maak hier duidelijk dat jij alleen verantwoordelijk bent voor eventuele retouches van de foto's van de sessie. Dit is een integraal onderdeel van je werk als kunstenaar. Dit kan ook een mogelijkheid zijn om aan te geven dat onbewerkte foto's niet aan de klant worden geleverd. Als je de klant de mogelijkheid geeft om de foto's te kiezen die je gaat bewerken, leg dan uit welke procedure hiervoor gevolgd moet worden.

8) Levering

Leg in dit artikel uit hoe snel je klant de foto's kan verwachten. In welk formaat zullen ze deze ontvangen? En op welke manier? (online galerij, USB-stick, ...).

9) Bewaartermijn

Wat gebeurt er nadat de foto’s bij de klant zijn afgeleverd? Moet je hem een kopie kunnen geven als hij deze kwijtraakt? Zo ja, hoe lang na de sessie?

10) Aansprakelijkheid

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden als je door overmacht of ziekte niet aanwezig kunt zijn bij de shoot? Wat als de shoot vanwege slecht weer niet kan plaatsvinden? Wat als je apparatuur midden in de sessie een technisch probleem heeft?

11) Intellectuele eigendom

Herinner je klant eraan dat zelfs als je een kopie van de foto's geeft, deze jouw intellectuele eigendom blijven. Zij mogen deze niet voor commerciële doeleinden gebruiken zonder jouw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.

12) Beeldrechten

Iedereen heeft portretrecht en je klant kan weigeren dat je foto's van zijn of haar fotosessie gebruikt voor zelfpromotie. Beschrijf hier duidelijk waarom je de foto’s zou mogen gebruiken en dat je klant het recht heeft om het daarmee eens of oneens te zijn.

13) Persoonlijke gegevens

Met de nieuwe Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (GDPR) moet je je klant duidelijk maken dat de gegevens die worden verzameld wanneer de bestelling wordt geplaatst, alleen gebruikt zullen worden voor je eigen klantenbeheer en om hun fotosessie soepel te laten verlopen.

14) Toepasselijk recht

Het doel van deze clausule is om te specificeren welk nationaal recht de relatie met je cliënt beheerst en bij welke jurisdictie eventuele geschillen moeten worden voorgelegd. Het doel is om te specificeren dat het recht van het land van de fotograaf (Frans, Belgisch, enz.) de contractuele relatie beheerst en dat geschillen moeten worden voorgelegd aan de jurisdictie van de stad van de fotograaf.

15) Modelcontract en AV voor fotografen

Fotostudio heeft voor jou templates voor contracten en algemene voorwaarden gemaakt, klaar voor gebruik.

Je vindt ze in je account onder tabblad "Instellingen" > “Gegevens” > "Contract- en AVV templates". Ze zijn beschikbaar zodra je jezelf registreert, zelfs tijdens de gratis proefperiode.

Een groot voordeel van Fotostudio is dat je klanten deze contracten direct online kunnen ondertekenen. Deze contracten zijn ook "dynamisch" en worden rechtstreeks aangepast aan de details van je klanten en hun fotosessies.