Van het eerste contact tot de fotolevering – behoud de controle over elke sessie zonder eindeloos veel tools te gebruiken.
2 maanden gratis proberen, zonder verplichting
Aanbetaling ontvangen
Zwangerschapssessie – 80 €
Nieuwe boeking
Familiesessie – 15 mei
Contract ondertekend
Sophie L. – Boudoirsessie
Galerij geopend
Emma P. heeft 32 foto's bekeken
Niets bijzonders. Gewoon de echte knelpunten in het dagelijkse leven van een portretfotograaf.
Un message Instagram, un email, un SMS. Tu jongles entre trois canaux, tu notes les demandes sur un post-it, et parfois une cliente attend une réponse depuis 4 jours sans que tu t'en rendes compte.
Je hebt ergens een Word-sjabloon. Je zoekt het op, verandert de naam, de datum, vergeet soms het bedrag bij te werken. Dan stuur je het als PDF. Dan antwoordt de klante dat ze het niet meer kan vinden.
"Wanneer ben je beschikbaar?" "Liever de 12e of de 19e?" "De 19e is toch lastig..." Een tijdslot vinden voor een fotosessie (zwangerschap, familie, boudoir...) duurt soms langer dan de sessie zelf.
De aanbetaling is verschuldigd bij boeking, het restbedrag voor de sessie. Maar je hebt niet altijd tijd om dat te controleren, en een klante om betaling vragen is ongemakkelijk. Resultaat: soms doe je een sessie zonder te zijn betaald.
Je levert je online galerij. De klante bezoekt hem. Maar je weet niet of ze de foto's heeft bekeken, of ze haar bestanden heeft gedownload, of ze tevreden is. En aan extra verkopen denk je al helemaal niet meer.
Wie zit nog in de offertfase? Wie wacht nog op zijn contract? Welke klante heeft de sessievragenlijst niet ingevuld? Midden in het seizoen stapelt dit zich op. En vergeten wordt mogelijk.
Deze situaties horen bij het dagelijkse leven van veel portretfotografen. Maar ze zouden je activiteit niet moeten vertragen.
Gratis proberenGeen lijst met functies. Wat je concreet kunt doen, sessie na sessie, klant na klant.
Centraliseer al je aanvragen (e-mail, formulier, sociale media) op één plek. Zie in één oogopslag waar elke klant staat, van het eerste contact tot de boeking. En vind in seconden de volledige geschiedenis van een vaste klant.
Je boekingspagina is 24u/24 beschikbaar. De klant kiest zijn tijdslot, betaalt de aanbetaling en ondertekent het contract. Jij ontvangt alleen een melding. Geen eindeloze berichten meer om een datum te vinden.
Je maakt je sjablonen één keer aan. Daarna ontvangt elke klant automatisch het juiste document op het juiste moment: offerte, elektronisch ondertekend contract, voorbereidingsvragenlijst. Je grijpt alleen in als er iets buiten het gewone valt.
Aanbetaling bij boeking, restbedrag voor de sessie: je stelt de regels één keer in. Fotostudio verstuurt de herinneringen automatisch en maakt je facturen aan. Je gaat de sessie in met de aanbetaling al ontvangen.
Een professionele galerij in jouw huisstijl. Je klant selecteert zijn foto's, downloadt zijn bestanden en bestelt afdrukken of producten rechtstreeks vanuit de galerij. Automatische herinneringen voor het verlopen leiden vaak tot aankopen waar je geen tijd voor zou hebben gehad.
Herinnering voor de sessie, voorbereidingsvragenlijst, e-mail na levering, herinnering voor galerij-verlopen: elk bericht gaat op het juiste moment weg, met jouw woorden. Je blijft aanwezig zonder permanent beschikbaar te zijn.
Zo beheert een portretfotografe een volledige fotosessie met Fotostudio, van het eerste contact tot de klant die terugkeert.
Een klante neemt contact met je op voor een fotosessie (zwangerschap, pasgeborene, familie, boudoir, studioportret...) via je website, Instagram of je Fotostudio-formulier. Haar aanvraag komt direct in je CRM terecht. Je ziet haar bericht, het gewenste type sessie, haar beschikbaarheid, en je antwoordt vanuit de interface zonder kopiëren en plakken.
Met een paar klikken stuur je een gepersonaliseerde offerte met je pakketten, opties en betalingsmodaliteiten. De klante bevestigt online. Als ze twijfelt, herinner je haar vanuit het dossier, op het juiste moment.
De klante kiest haar tijdslot online, ondertekent elektronisch haar contract en betaalt de aanbetaling. Jij ontvangt een melding. Zij ontvangt een bevestiging. Alles wordt gearchiveerd in haar dossier.
Een paar dagen voor de sessie stuurt Fotostudio automatisch je voorbereidingsvragenlijst (kleding, gewenste stijl, sfeer van de sessie, praktische informatie) en een afspraakherinnering. De klante arriveert voorbereid. Jij ook.
Op de dag zelf ben je volledig geconcentreerd op je werk. Alles wat eraan vooraf gaat is al geregeld: het contract is ondertekend, de aanbetaling ontvangen, de klant gebrieft. Je kunt je volledig richten op de fotosessie.
Je importeert je foto's in Fotostudio en publiceert de klantengarlerij. Ze ontvangt een gepersonaliseerde toegangs-e-mail met jouw branding. Ze selecteert haar favoriete foto's, downloadt haar bestanden en kan de galerij delen met haar familie.
Vanuit de galerij bied je afdrukken, albums, extra bestanden aan via een geïntegreerde winkel. En Fotostudio stuurt automatisch een herinnering voordat de galerij verloopt. Wat vaak tot last-minute bestellingen leidt.
Een jaar na de zwangerschapssessie kun je een bericht sturen om een pasgeborene- of familiesessie voor te stellen. Je klantes komen terug, omdat je niet verdwenen bent. En je hebt de volledige bestelgeschiedenis op één plek.
Mini-fotosessies zijn misschien het meest veeleisende format om te organiseren voor een portretfotograaf. Je kunt op één dag een tiental klanten managen, met slots van 20 minuten, aanbetalingen die ontvangen moeten worden, bevestigingen die verstuurd moeten worden, en galerijen die daarna één voor één geleverd moeten worden. Een slecht georganiseerde dag, en je hele planning loopt in de war.
Fotostudio stelt je in staat je mini-sessies vloeiend te organiseren, zonder tools of communicatie te vermenigvuldigen. Je publiceert je evenement met je beschikbare slots. Elke familie boekt haar slot online, betaalt de aanbetaling en ondertekent het contract. Op de dag zelf heb je niets anders te regelen dan je foto's.
In de praktijk kun je het volgende instellen:
Elk type sessie heeft zijn eigen eisen, ritme en klantverwachtingen. Fotostudio past zich aan jouw manier van werken aan.
Achter de term 'portretfotograaf' gaan zeer verschillende realiteiten schuil. Elke specialisatie heeft zijn eigen beperkingen, en Fotostudio past zich aan elk ervan aan.
Een zwangerschapssessie vereist voorbereiding en zachtheid in de communicatie. Je voorbereidingsvragenlijst laat je de behoeften van de aanstaande moeder anticiperen en verrassingen op de dag zelf vermijden: zwangerschapsweken, wensen, lichamelijke beperkingen. Het contract verduidelijkt de voorwaarden voor uitstel bij vroeggeboorte. En na de geboorte kun je automatisch opvolgen om een pasgeborene-sessie voor te stellen.
Pasgeborene-sessies worden vaak maanden van tevoren geboekt en dan bij de geboorte bevestigd. Fotostudio laat je deze dubbele tijdelijkheid beheren: een voorboeking zonder definitief tijdslot, gevolgd door een geautomatiseerde bevestiging zodra de baby er is. De herinnering 48 uur voor de sessie helpt ook te zorgen dat de baby goed slaapt op de dag zelf.
Family shoots often involve coordinating the diaries of several adults. Online booking simplifies this logistical challenge. Your seasonal mini sessions (back-to-school, Christmas, spring) are easily managed with the dedicated feature, and each family receives their own individual gallery.
Een boudoirsessie vereist bijzonder zorgvuldige communicatie van tevoren. De voorbereidingsvragenlijst laat je een vertrouwensruimte creëren: gewenste sfeer, mee te brengen kleding, mate van onthulling, lichamelijke beperkingen. Alles wordt gevraagd met de juiste woorden, in een gepersonaliseerd formulier dat je één keer opstelt.
Hond, kat, paard: diersessies hebben hun eigen logistieke beperkingen. Je vragenlijst kan informatie over het dier bevatten (ras, gedrag, gewoonten), eventuele aansprakelijkheidsclausules in het contract, en je annuleringsvoorwaarden als het dier er niet klaar voor is. Concreet, niet generiek.
Bedrijfsportretten, headshots, artistieke portretten: je werkt vaak met klanten die weinig tijd hebben en hoge eisen stellen. Online boeking vermijdt heen-en-weer, het contract legt het kader vast, en de galerij met geïntegreerde selectie vereenvoudigt de keuze van de definitieve foto's.
Ongeacht je specialisatie werkt Fotostudio omdat je elke sjabloon personaliseert naar jouw manier van werken.
2 maanden gratis proberenEnkele concrete voorbeelden van wat je met Fotostudio kunt opzetten in je activiteit als portretfotograaf.
Wanneer een klante contact met je opneemt voor een portretfotosessie, komt haar aanvraag automatisch in je CRM terecht met alle informatie: gevraagd type sessie, gewenste datum, bericht, bron. Je hebt een duidelijk pipelineoverzicht: prospects, verstuurde offertes, bevestigde boekingen, afgeronde sessies.
Geen post-its meer, geen spreadsheets meer, geen e-mails die verdwijnen in de inbox. Gewoon een dashboard.
De sessievragenlijst wordt automatisch een paar dagen voor de afspraak verstuurd. Je personaliseert hem naar het type sessie: zwangerschap, familie, boudoir of pasgeborene. De klante antwoordt in haar eigen tempo, vanaf haar telefoon.
Resultaat: minder vragen voor de sessie, minder verrassingen op de dag zelf, en een klante die zich vanaf het begin begeleid voelt.
Je klantengarlerij is gepersonaliseerd met jouw logo en kleuren. De klante kan haar favoriete foto's selecteren, haar HD-bestanden downloaden en aanvullende producten rechtstreeks vanuit de galerij bestellen.
De ervaring is professioneel. En de extra verkopen gebeuren vanzelf, zonder dat je handmatig hoeft op te volgen.
Stel de sessieherinnering 48 uur van tevoren in, het versturen van de vragenlijst 10 dagen van tevoren, de melding bij galerijlevering, de herinnering voor verlopen, de bedankmail na de sessie... Eenmaal ingesteld gaat alles automatisch. Je grijpt alleen in als er iets buiten het gewone valt.
Het is geen magie. Het is gewoon jouw organisatie die zonder jou draait.
Cijfers, getuigenissen, feiten.
Concreet: dit verandert er in het dagelijkse leven:
Geen onduidelijke situaties of vergeten in het midden van het fotoseizoen. Elk klantdossier is duidelijk zichtbaar, met zijn status, documenten en deadlines.
Eenvoudige boeking, duidelijk contract, elegante galerij: jouw klantes beschouwen je als een georganiseerde professional. Dat versterkt het vertrouwen en levert aanbevelingen op.
Galerijen met geïntegreerde winkel en automatische herinneringen voor verlopen genereren extra verkopen die je handmatig nooit de tijd zou hebben gehad te activeren.
Fotostudio is vanaf het begin ontworpen voor fotografen, niet voor loodgieters, consultants of fysiotherapeuten. Elke functie is bedacht in de context van een fotografische activiteit.
"Als fotograaf is organisatie cruciaal om mijn klanten de beste ervaring te bieden. Sinds ik Fotostudio heb ontdekt, is mijn dagelijks leven totaal veranderd.
Deze CRM heeft het beheer van mijn fotosessies vereenvoudigd, van boekingen tot facturen, alles is nu gecentraliseerd en toegankelijk met een paar klikken. Geen vergeetachtigheden of tijdverlies meer, ik kan me eindelijk concentreren op het essentiële: creativiteit en de kunst van het vastleggen van unieke momenten.
Ik beveel het 100% aan aan professionele fotografen en gepassioneerden die zich willen bevrijden van de administratieve kant om zich opnieuw te richten op hun passie!"
Sluit je aan bij meer dan 3000 fotografen die elke dag tijd besparen.
