Verwerkersovereenkomst AVG (DPA)

Deze Verwerkersovereenkomst (hierna "de Overeenkomst") vormt een aanvulling op de Algemene Gebruiks- en Verkoopvoorwaarden van Fotostudio.

Het doel is de voorwaarden te bepalen waaronder Fotosoft SA, optredend als verwerker, persoonsgegevens verwerkt namens de Gebruiker, optredend als verwerkingsverantwoordelijke, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).

• Persoonsgegevens: alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
• Verwerkingsverantwoordelijke: de Gebruiker (fotograaf), die de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt
• Verwerker: Fotosoft SA, die de gegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke
• Verwerking: elke bewerking die wordt toegepast op persoonsgegevens (verzamelen, opslaan, verwijderen, enz.)

Fotosoft verwerkt de gegevens om de Gebruiker in staat te stellen:

• zijn klanten, contracten, galerijen, boekingen, facturen en communicatie te beheren
• afbeeldingen, documenten en berichten met zijn klanten te hosten en te delen
• online betalingen te ontvangen via de aangeboden integraties

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten, kan Fotostudio verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mail, telefoon, adres
• Contractgegevens: offertes, facturen, contracten, formulieren, elektronische handtekeningen
• Afbeeldingen en bestanden: foto's, klantdocumenten, PDF's, enz.
• Navigatiegegevens: IP-adres, verbindingslogboeken (technische logs)

Fotosoft verbindt zich ertoe:

• Gegevens alleen te verwerken op gedocumenteerde instructie van de Gebruiker
• De vertrouwelijkheid van de gegevens en van zijn geautoriseerd personeel te waarborgen
• Passende technische en organisatorische maatregelen te implementeren (versleuteling, back-ups, toegangscontrole, enz.)
• De veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van de verwerkte gegevens te garanderen
• De Gebruiker te helpen bij het voldoen aan zijn AVG-verplichtingen (bijv. recht op toegang, rectificatie of verwijdering)
• Elk beveiligingsincident of datalek onmiddellijk te melden
• Alle gegevens aan het einde van het contract te verwijderen of terug te geven

De Gebruiker verbindt zich ertoe:

• Alleen rechtmatige, relevante en noodzakelijke gegevens voor zijn activiteit te verwerken
• Zijn eigen klanten te informeren over de manier waarop hun gegevens worden verwerkt via Fotostudio
• De toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming te respecteren
• De bewaartermijn van de gegevens die hij beheert te bepalen

Voor de uitvoering van zijn diensten doet Fotosoft een beroep op verwerkers die voldoen aan de AVG, waaronder:

• Heroku (Salesforce Inc., Europa) – applicatiehosting
• Amazon Web Services S3 (Europa) – veilige bestandsopslag
• Smtp2go – verzending van transactionele e-mails
• Stripe, Mollie en Paypal – online betalingen

Fotosoft zorgt er contractueel voor dat elk van hen dezelfde beveiligings- en vertrouwelijkheidseisen respecteert.

• Op schriftelijk verzoek kan Fotosoft de Gebruiker de nodige informatie verstrekken om de naleving van de AVG aan te tonen
• De Gebruiker kan, op eigen kosten, een beperkte en redelijke beveiligingsaudit aanvragen, onder voorbehoud van vertrouwelijkheid en zonder de dienst te verstoren

Fotosoft verricht geen enkele overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, behalve indien:

• de dienstverlener gedekt wordt door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
• er passende waarborgen (standaard contractbepalingen, enz.) aanwezig zijn

Aan het einde van de contractuele relatie:

• Worden de gegevens definitief verwijderd binnen 30 dagen
• Worden automatische back-ups gewist bij het verstrijken van hun cyclus
• Kan op schriftelijk verzoek een bewijs van verwijdering worden verstrekt

• Elk van de partijen is verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door het niet-naleven van hun respectieve verplichtingen
• Fotosoft kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een verzuim als gevolg van instructies in strijd met de AVG die door de Gebruiker zijn gegeven

• Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht
• Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering ervan wordt voorgelegd aan de rechtbanken van Luik (België)